Zgodnie z podstawowymi zasadami prawa pracy, pracodawca ma obowiązek ułatwiać swoim pracownikom podnoszenie zawodowych kwalifikacji. Zasada ta została zawarta w Kodeksie Pracy. A jak odnosi się to do kursów języków obcych? Czy naukę języka można wrzucić w koszty? Wyjaśniamy!
Kurs językowy w kosztach firmy? Tak, ale…
Aby móc uwzględnić kurs języka obcego jako koszt firmowy, trzeba spełnić kilka warunków. Po pierwsze, dany język obcy musi być używany w komunikacji firmowej w ramach prowadzonej działalności. Wynika to z faktu, że wyłącznie wydatki związane z taką działalnością zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu.
Dodatkowo wydatek musi rzeczywiście przyczynić się do utrzymania źródła dochodu lub jego powiększenia. Co to oznacza w praktyce? Załóżmy, że kurs ma pomóc w nawiązaniu współpracy zagranicznej z firmą z Austrii, zatrudnieniu lepiej wykwalifikowanej kadry albo pozyskaniu nowych klientów niemieckojęzycznych. W takiej sytuacji nauka języka niemieckiego będzie wydatkiem, który firma może wrzucić w koszty. Jest ona bowiem niezbędna dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, a tym samym – dla jego dochodów.
Aby kurs językowy móc odliczyć od podatku, nie może on też być na liście wydatków z art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Artykuł ten zawiera m.in. informację o tym, że nie można do kosztów uzyskania przychodu zaliczyć wydatków prywatnych, niezwiązanych z prowadzoną działalnością. Wracamy tu zatem niejako do pierwszego, opisanego wyżej warunku.
O czym warto pamiętać, chcąc uwzględnić kurs języka w kosztach firmy?
Aby prawidłowo wliczyć kurs językowy w koszty działalności, należy właściwie udokumentować szkolenie. Ważne jest, żeby:
- uzyskać odpowiednio opisaną fakturę, zawierającą dane nabywcy (firmy), dane podmiotu prowadzącego kurs (szkoła językowa) oraz wyszczególnioną pozycję wraz z kwotą, poniesioną na szkolenie,
- faktura jasno wskazywała, jakiego języka dotyczył kurs (i najlepiej – na jakim poziomie),
- w razie potrzeby umieć wykazać, że nauka języka rzeczywiście była pracownikom potrzebna,
- mieć potwierdzenie uczestnictwa kadry w zajęciach językowych (np. listy obecności, zdobyte świadectwa ukończenia modułu kursu, certyfikaty itp.).
Faktura oczywiście jest niezbędnym dokumentem. Pozostałe warto mieć na wypadek ewentualnej kontroli. Pozwoli Ci to uargumentować zasadność wydatku. Pamiętaj, że kurs językowy dla firmy zorganizujemy dla Ciebie w Lincoln – koniecznie zobacz, jakie szkolenia oferujemy!
Kurs językowy a koszty działalności – na przykładach
Mamy nadzieję, że nasze powyższe wyjaśnienia są zrozumiałe. Podsumować omawiane tutaj zagadnienie możemy, podając kilka przykładów „z życia”.
Przykład 1:
Pan Jacek prowadzi małe, kilkunastoosobowe przedsiębiorstwo, produkujące drewniane zabawki. Planuje ekspansję na rynki niemieckojęzyczne, aby pozyskać kolejne źródła dochodów dla firmy. Postanawia sfinansować dwóm pracownikom, odpowiedzialnym za kontakty z klientami, kurs języka niemieckiego z zakresem słownictwa branżowego-biznesowego. Taki wydatek Pan Jacek może wrzucić w koszty, bo pracownicy rzeczywiście będą korzystać z wiedzy, wyniesionej ze szkolenia – co przyczyni się do zwiększenia obrotów firmy.
Przykład 2:
Pani Kamila prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, związaną z rękodziełem. Działa wyłącznie w swoim województwie oraz na polskich stronach dla twórców i artystów. Chce jednak stawiać na samorozwój, w tym uczyć się podstaw języka włoskiego. Cel – spełnić marzenie i wybrać się na miesiąc do Rzymu, zwiedzać i odpoczywać. W tym przypadku wydatek na kurs języka włoskiego w koszty firmy nie może zostać wrzucony. Pani Kamila uczy się go bowiem dla celów prywatnych, niezwiązanych z prowadzoną działalnością. Poznanie języka nie wpływa tu bezpośrednio na dochód, uzyskiwany w ramach JDG.
Gdy jest to uzasadnione, kurs językowy można uwzględnić w kosztach prowadzenia przedsiębiorstwa. Jeżeli rozważasz angielski dla firmy, sprawdź ofertę Lincoln. Oferujemy elastyczne szkolenia, dopasowane do potrzeb Twoich pracowników – online, stacjonarnie w Twoim biurze lub w siedzibie naszej szkoły. Doświadczeni lektorzy pomogą Twoim pracownikom rozbudować kompetencje językowe, a taka inwestycja na pewno zwróci się w postaci nowych kontaktów biznesowych. Zapraszamy!
Sprawdź też: Skąd się biorą trudności w nauce języków obcych?